OE6 Contracts and Agreements
فرآیند مدیریت و ابلاغ توافقنامههای قراردادی و غیرقراردادی. این توافقنامهها از اهداف کسبوکار و اهداف زنجیره تأمین حمایت میکنند. این فرآیند شامل تمام توافقنامههای مرتبط با عملیات زنجیره تأمین است، از جمله تأمین مواد و خدمات، روشها و سطوح موجودی انبار، اهداف عملکردی، برنامهریزی و تصمیمگیری، لجستیک و تحویل، و تبادل داده و قابلیت مشاهده (visibility).
۳ زیردامنه تخصصی
۱۲ بازیگر اصلی
۲۴ فرآیند کلیدی
flowchart TB
classDef activity fill:#AFDAFD,stroke:#6c8ebf,stroke-width:2px,color:#000880
classDef doc fill:#0565b3,stroke:#6c8ebf,stroke-width:2px,color:#ffffff
164@{ label: " OE6.1 ایجاد قرارداد و SLA "}
class 164 activity
165@{ label: " OE6.2 دریافت و بهروزرسانی "}
class 165 activity
166@{ label: " OE6.3 ثبت و توزیع "}
class 166 activity
167@{ label: " OE6.4 فعالسازی یا بایگانی "}
class 167 activity
168@{ label: " OE6.5 بررسی عملکرد قرارداد "}
class 168 activity
169@{ label: " OE6.6 شناسایی مسائل و فرصتهای عملکرد "}
class 169 activity
170@{ label: " OE6.7 شناسایی راهحل و بهبودها "}
class 170 activity
171@{ label: " OE6.8 انتخاب، اولویتبندی و توزیع راهحلها "}
class 171 activity
22@{ shape: doc, label: "الزامات قراردادی برای صورتحساب"}
class 22 doc
224@{ shape: doc, label: "تغییرات قوانین کسبوکار"}
class 224 doc
225@{ shape: doc, label: "تغییرات قرارداد"}
class 225 doc
233@{ shape: doc, label: "معیارهای انتظارات عملکرد تأمینکننده"}
class 233 doc
326@{ shape: doc, label: "عملکرد / وضعیت فعلی قرارداد"}
class 326 doc
372@{ shape: doc, label: "تغییرات قانون کسبوکار"}
class 372 doc
447@{ shape: doc, label: "پیشنویس قرارداد"}
class 447 doc
451@{ shape: doc, label: "قرارداد/تغییرات قرارداد تایید شده"}
class 451 doc
452@{ shape: doc, label: "درخواست فعالسازی قرارداد"}
class 452 doc
453@{ shape: doc, label: "درخواست بایگانی قرارداد"}
class 453 doc
455@{ shape: doc, label: "درخواست نگهداری دادههای قرارداد"}
class 455 doc
456@{ shape: doc, label: "محرک فعالسازی/غیرفعالسازی قرارداد"}
class 456 doc
458@{ shape: doc, label: "زمینههای نگرانی"}
class 458 doc
459@{ shape: doc, label: "زمینههای فرصت"}
class 459 doc
460@{ shape: doc, label: "فرصت بهبود"}
class 460 doc
461@{ shape: doc, label: "مسئله عدم انطباق"}
class 461 doc
462@{ shape: doc, label: "بهبودها"}
class 462 doc
463@{ shape: doc, label: "راهحلها"}
class 463 doc
464@{ shape: doc, label: "درخواست تامینکننده جایگزین"}
class 464 doc
243@{ shape: doc, label: "قرارداد/توافقنامه امضاشده"}
class 243 doc
327@{ shape: doc, label: "قرارداد خاتمه یافته"}
class 327 doc
397@{ shape: doc, label: "گزارشهای عملکرد تامینکننده"}
class 397 doc
418@{ shape: doc, label: "اسناد راهحل فناوری"}
class 418 doc
445@{ shape: doc, label: "تامینکننده توافق شده"}
class 445 doc
446@{ shape: doc, label: "پذیرش سازمان به عنوان تامینکننده توسط مشتری"}
class 446 doc
448@{ shape: doc, label: "تغییرات قرارداد تایید شده"}
class 448 doc
449@{ shape: doc, label: "بهروزرسانی قرارداد"}
class 449 doc
450@{ shape: doc, label: "قرارداد/توافقنامه امضا شده"}
class 450 doc
454@{ shape: doc, label: "اعلان تکمیل نگهداری قرارداد"}
class 454 doc
457@{ shape: doc, label: "علل ریشهای عملکرد"}
class 457 doc
167 --> 22
171 --> 224
171 --> 225
164 --> 233
168 --> 326
171 --> 372
164 --> 447
165 --> 451
165 --> 452
165 --> 453
166 --> 455
167 --> 456
168 --> 458
168 --> 459
169 --> 460
169 --> 461
170 --> 462
170 --> 463
171 --> 464
243 --> 165
327 --> 167
397 --> 168
418 --> 165
445 --> 164
446 --> 164
447 --> 165
225 --> 165
448 --> 165
449 --> 165
450 --> 165
451 --> 166
452 --> 167
453 --> 167
454 --> 166
457 --> 168
458 --> 169
459 --> 169
460 --> 170
461 --> 170
462 --> 171
463 --> 171
OE6.1 ایجاد قرارداد و SLA
فرآیند مرتبط با ایجاد یک قرارداد یا توافقنامه سطح خدمت (SLA). یک قرارداد باید شامل اطلاعاتی مانند تاریخ اجرا و مدت اعتبار، نشانی مشتری یا تأمینکننده و شرایط پرداخت باشد؛ نباید با قوانین کسبوکار یا الزامات مقرراتی در تضاد باشد و باید معیارهای سطح خدمت و اقدامات اصلاحی را بهصورت شفاف بهعنوان بخشی از قرارداد تعریف کند.
فرآیندهای مرتبط
- تنظیم متن قرارداد با تأمینکنندگان و مشتریان
- تعیین سطح خدمات مورد انتظار (SLA)
- تعریف شاخصهای عملکردی (KPI) در قرارداد
- تعیین جرایم و پاداشهای عملکردی
بازیگران
- واحد حقوقی و قراردادها
- مدیران تدارکات و فروش
- شرکتهای پیمانکاری و تأمینکنندگان
تحلیل
OE6.2 دریافت و بهروزرسانی
فرآیند مرتبط با دریافت قراردادهای جدید یا تغییرات در قراردادهای موجود. این بهروزرسانیها ممکن است در مورد قراردادهای مشتری از واحد فروش و پشتیبانی یا در مورد قراردادهای تأمین مواد یا خدمات از واحد طراحی محصول و فرآیند منشأ بگیرند. این فرآیند شامل اعتبارسنجی قراردادها در برابر معیارها و قوانین کسبوکار است.
فرآیندهای مرتبط
- دریافت قراردادهای جدید از واحدهای متقاضی
- دریافت درخواست تغییر در قراردادهای موجود
- اعتبارسنجی اولیه قراردادها با قوانین شرکت
- مستندسازی تغییرات درخواستی
بازیگران
- واحد حقوقی
- مدیران قراردادها
تحلیل
فرآیند مرتبط با ثبت اطلاعات قراردادی در سیستمهای مدیریت اسناد، مانند سیستم مدیریت چرخه عمر قرارداد، و سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP). این فرآیند شامل تبدیل زبان و اطلاعات قراردادی به قالبی است که سیستمها قادر به درک آن باشند. گام نهایی این فرآیند توزیع قرارداد یا بهروزرسانیهای آن به فرآیندها و واحدهای مربوطه است.
فرآیندهای مرتبط
- ثبت قرارداد در سامانه مدیریت اسناد (DMS)
- ورود اطلاعات کلیدی قرارداد در ERP
- توزیع قرارداد بین واحدهای مرتبط (مالی، تدارکات)
- تبدیل شرایط قراردادی به زبان قابل فهم برای سیستمها
بازیگران
- واحد قراردادها
- واحد فناوری اطلاعات
تحلیل
OE6.4 فعالسازی یا بایگانی
فرآیند مرتبط با فعالسازی یا غیرفعالسازی و بایگانی یک قرارداد. این فرآیند ممکن است شامل بهروزرسانی وضعیت اطلاعات در سیستمهای مدیریت اسناد یا سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) باشد. این فعالیت ممکن است توسط سیستم مدیریت اسناد یا سیستم ERP و بر اساس پارامترهای ثبتشده در فرآیند «ثبت و توزیع» (OE6.2) آغاز شود.
فرآیندهای مرتبط
- فعالسازی قرارداد از تاریخ شروع
- بهروزرسانی وضعیت قرارداد در سیستم
- بایگانی قراردادهای منقضیشده
- غیرفعالسازی دسترسی به قراردادهای قدیمی
تحلیل
OE6.5 بررسی عملکرد قرارداد
فرآیند مرتبط با بازبینی عملکرد طرفهای قراردادی، شامل تأمینکنندگان و مشتریان. این فرآیند شامل مقایسه توافقنامههای سطح خدمت قراردادی با سطوح خدمت واقعی است. این بازبینی میتواند بر اساس یک رویداد تقویمی، مانند بازبینیهای سالانه یا فصلی کیفیت، یا به دلیل مسائل عملکردی واقعی شناساییشده در فرآیندهای روزمره زنجیره تأمین آغاز شود.
فرآیندهای مرتبط
- برگزاری جلسات بازبینی عملکرد تأمینکنندگان (QBR)
- مقایسه عملکرد واقعی با SLA تعریفشده
- تحلیل علل انحرافات عملکردی
- مستندسازی نتایج بازبینی
بازیگران
- مدیران تدارکات و فروش
- واحد کنترل کیفیت
- واحد حقوقی
تحلیل
OE6.6 شناسایی مسائل و فرصتهای عملکرد
فرآیند مرتبط با شناسایی و اولویتبندی مسائل کلیدی عملکرد یا حوزههای بهبود مستمر فرآیند. این فرآیند شامل اطلاعرسانی به طرفهای قراردادی در مورد عدم انطباق با قراردادها یا توافقنامههای سطح خدمت است. همچنین به موارد عدم رعایت یا مسائل جدی و نیز حوزههای بهبود مستمر که معمولاً شدت کمتری دارند و از منافع مشترک حمایت میکنند، رسیدگی میکند.
فرآیندهای مرتبط
- شناسایی موارد عدم انطباق با قرارداد
- اطلاعرسانی به طرف قرارداد در مورد مشکلات
- شناسایی حوزههای بهبود مستمر در همکاری
- اولویتبندی مسائل بر اساس شدت
بازیگران
- مدیران عملیاتی
- واحد بهبود فرآیند
تحلیل
OE6.7 شناسایی راهحل و بهبودها
فرآیند مرتبط با شناسایی راهکارهایی برای رسیدگی به عدم انطباق یا نحوه اجرای بهبودهای عملکرد. در صورت عدم انطباق، این فرآیند میتواند یک یا ترکیبی از نتایج زیر را در پی داشته باشد:
خاتمه قرارداد.
دریافت جریمهها.
بهروزرسانی قرارداد از نظر سطوح خدمت، سطوح کیفیت یا شرایط و ضوابط.
ادامه رابطه تجاری به همان شکل موجود همراه با ایجاد تغییرات داخلی در فرآیندها، سیاستها یا قوانین کسبوکار.
طرح دعوی قضایی یا میانجیگری ممکن است در این فرآیند مدنظر قرار گیرد. با این حال، این اقدامات جزو فرآیندهای زنجیره تأمین محسوب نمیشوند.
فرآیندهای مرتبط
- مذاکره برای رفع مشکلات عملکردی
- پیشنهاد اصلاح SLA یا شرایط قرارداد
- بررسی گزینههای جایگزین (تغییر تأمینکننده)
- طراحی اقدامات اصلاحی مشترک
بازیگران
- واحد حقوقی
- مدیران قراردادها
- تیمهای مشترک با طرف قرارداد
تحلیل
OE6.8 انتخاب، اولویتبندی و توزیع راهحلها
فرآیند مرتبط با انتخاب، اخذ تأییدیه برای، و اولویتبندی راهکارهای مناسب جهت حل مسائل و سپس ارجاع راهکار(های) منتخب به فرآیندها یا واحدهای مربوطه.
طرح دعوی قضایی یا میانجیگری ممکن است نتیجه تصمیمات اتخاذشده در این فرآیند باشد. با این حال، این اقدامات جزو فرآیندهای زنجیره تأمین محسوب نمیشوند.
فرآیندهای مرتبط
- انتخاب بهترین راهحل برای اجرا
- اخذ تأییدیه برای تغییرات قراردادی
- اولویتبندی اقدامات اصلاحی
- ابلاغ راهحلهای منتخب به واحدهای اجرایی
بازیگران
- مدیران ارشد
- کمیته قراردادها
تحلیل
مصادیق در صورت وجود